AVG

 Privacyverklaring van de Stichting Vriendenkring Klassiekers

  1. Wie zijn wij  

De Stichting Vriendenkring Klassiekers (hierna: de Stichting) is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens van haar donateurs en relaties.

De contactgegevens van de Stichting staan op de website http://vriendenkring-klassiekers.nl/

  • Welke gegevens verwerken wij van u

In de donateursadministratie van de Stichting leggen wij uw volgende gegevens vast/kunnen uw volgende gegevens zijn vastgelegd:

Algemeen:

  1. Donateur nummer
  2. Bedrijfsnaam
  3. Aanspreekvorm (heer/mevrouw)
  4. Voornaam
  5. Evt. tussenvoegsel(s)
  6. Achternaam
  7. Volledige naam

Adres/Contactgegevens:

  • Straat/huisnummer
  • Postcode
  • Plaats
  • Telefoonnummer 1
  • Telefoonnummer 2
  • E-mailadres
  • Inloggegevens website

Betaling donaties

  1. IBAN bankrekeningnummer
  2. Betaaldatum lopend jaar

Gegevens auto

  1. Merk auto
  2. Type
  3. Bouwjaar
  4. Kenteken
  5. Eén of meer oldtimers? (ja/neen)

Algemeen:

  • Opmerking administratie

Inschrijving als nieuwe donateur:

Donateurs worden ingeschreven met een donateursnummer en de Stichting registreert wanneer het donateurschap is ingegaan.

  1. Verwerking gegevens afhankelijk van soort activiteiten

Welke gegevens wij van u verwerken is afhankelijk van onze activiteiten. Wij verwerken in ieder geval uw contactgegevens – naam, adres, woonplaats, donateursnummer, telefoonnummer en uw e-mailadres. Daarnaast verwerken wij de voertuiggegevens die u aan ons heeft verstrekt.

  • Financiële gegevens

Uw bankrekeningnummer leggen wij vast in onze financiële administratie bij het verwerken van de mutaties op onze bankrekening.

  • Contactmomenten vastgelegd in verwerkingsregister

Wanneer wij contact met alle donateurs of een deel van de donateurs hebben gehad verwerken wij mogelijk de volgende gegevens: 

  • Waarover ging het contact (bijv. toezending VK Magazine , uitnodiging voor een tourrit/evenement, of een bijeenkomst zoals de maandelijkse Koffieklets.
  • Wanneer was het contact en met welke (groep) donateurs
  • Hoe dit contact plaatsvond (via post, onze website, e-mail, nieuwsbrief, social media, etc.).

We kunnen deze gegevens gebruiken om te zien wanneer en waarover we eerder met u contact hebben gehad. Hierdoor kunnen wij u bij een volgend contact gerichter te woord staan en/of van dienst zijn.

  • Opnemen en bewaren gesprekken, beeldmateriaal en externe bronnen

We bewaren geen gesprekken en verzamelen geen persoonsgegevens van u uit externe bronnen. Wij werken dus alleen met persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt. Foto’s en ander beeldmateriaal kunnen wij publiceren in VK Magazine of onze eigen website waarbij geen maatregelen worden genomen om te voorkomen dat personen of voertuigen herkenbaar in beeld komen.

Door uw persoonlijke en overeengekomen medewerking aan de totstandkoming van tijdschriftartikelen, website-berichten e.d. geeft u toestemming tot het gebruik van foto’s en ander beeldmateriaal, waarbij geen maatregelen worden getroffen om te voorkomen dat personen of voertuigen herkenbaar in beeld komen.

3. Waarom verwerken wij uw gegevens?

Doeleinden voor de verwerking van persoonsgegevens zijn:

  1. Voor (verbetering van) onze dienstverlening.

Met uw persoonsgegevens kunnen we bijvoorbeeld contact met u opnemen, VK Magazine verzenden en u op de hoogte stellen van activiteiten en aanbiedingen.

  • Berichtgeving over de Stichting, haar donateurs en/of de auto’s van de donateurs.

Wij gebruiken uw persoonsgegevens en uw voertuiggegevens om u te benaderen voor uw medewerking aan berichtgeving over de Stichting, haar donateurs of de automobielen van de donateurs. De daarop betrekking hebbende gegevens zullen wij uitsluitend aan d erden verstrekken na verkrijging van uw voorafgaande toestemming.

  • Risico’s verkleinen

Wij gebruiken uw persoonsgegevens ook om risico’s te verkleinen, bijvoorbeeld door
uw IP-adres te registreren, wanneer u onze website bezoekt. We doen dit bijvoorbeeld wanneer u een formulier invult waarop u zelf gegevens invult.

Het doel van deze registratie is het voorkomen en bestrijden van fraude of ander misbruik van onze site. 

U kunt uw eigen gegevens onderhouden via de website van de Stichting.

Uw inloggegevens zijn voor de Stichting niet zichtbaar.

  • Marketing activiteiten uitvoeren

We houden u graag op de hoogte van de activiteiten van de Stichting. Bijvoorbeeld met e-mails, nieuwsbrieven, aanbiedingen op onze website of via socialmedia. Ook daarvoor zijn vaak persoonsgegevens nodig.

Dit kunnen we doen: 

  • We bekijken welke producten en diensten u al wel gebruikt en welke niet.  
  • We kunnen indien we dit wenselijk achten voor onze Stichting en/of haar donateurs uw keuzes en zoekopdrachten bijhouden en analyseren. Dit kan bijvoorbeeld als u onze webpagina’s of apps bezoekt en e-mails zoals een nieuwsbrief opent.
  • Verbeteren en innoveren

We kunnen persoonsgegevens ook gebruiken om onze dienstverlening veel persoonlijker te maken door ze te combineren en te analyseren. Die analyses brengen ons op nieuwe ideeën en betere oplossingen. Zo kunnen we:

  • De oorzaak van vragen oplossen, pagina’s en formulieren op de website verbeteren en processen versnellen. 
  • De beveiliging verbeteren. 
  • Meten hoe donateurs diensten gebruiken en wat het resultaat is van een campagne. En als dat nodig is: dingen verbeteren.   
  • Nieuwe diensten ontwikkelen.
  • Rapportages maken van onze analyses en inzichten en daarmee informatiediensten op geaggregeerd niveau leveren. Bij het analyseren verwijderen we de persoonsgegevens die we niet nodig hebben. En we kunnen gegevens bundelen op een bepaald abstractieniveau (aggregeren), versleutelen (pseudonimiseren) of anoniem maken.

4. De rechtsgrond om uw persoonsgegevens te gebruiken

Het aangaan en/of uitvoeren van uw donateurschap, t.b.v. de verzending van het VK Magazine, de verzending  van de donateurskaart en/of het uitvoeren van andere contractuele afspraken.

Het nakomen van wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld verstrekken van informatie aan de overheid indien wij daartoe verplicht zijn.

Een ander gerechtvaardigd belang van de Stichting. Dit geldt o.a. voor direct marketingactiviteiten en controles aan de eisen gesteld in de statuten en het huishoudelijk reglement.

5. Hoe beveiligen we uw gegevens

Wij gaan zorgvuldig om met uw gegevens:

  1.   Beveiliging

We hebben organisatorische maatregelen genomen om uw gegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Denk daarbij aan maatregelen om onze website en IT-systemen veilig te gebruiken en misbruik te voorkomen.

  • Geheimhouding

We gaan zorgvuldig om met gegevens die u ons toevertrouwt. Alleen daartoe bevoegde bestuurs- en commissieleden en instanties met wie wij een verwerkingsovereenkomst hebben gesloten mogen uw gegevens inzien en verwerken.

6. Hoe lang bewaren we uw gegevens

Voor het bewaren van uw persoonsgegevens hebben we naast de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) te maken met andere wetgeving. Op basis van de AVG mogen gegevens niet langer bewaard worden dan noodzakelijk. Andere wetten kennen zowel minimale als maximale termijnen waar wij rekening mee moeten houden. Uw persoonsgegevens bewaren we minimaal 7 jaar na het beëindigen van het donateurschap. Zie ook punt 9.

7. Toestemming

Als we uw gegevens verwerken op basis van uw toestemming kunt u deze toestemming met inachtneming van de wettelijke eisen altijd weer intrekken.

8. Met wie kunnen we uw gegevens delen

De Stichting verstrekt geen persoonsgegevens aan derden, tenzij dit op grond van de wet is toegestaan en noodzakelijk is, b.v. voor het verzenden van het VK Magazine, de verzending  van de donateurskaart en/of het uitvoeren van andere contractuele afspraken.

Soms zijn wij wettelijk verplicht uw gegevens door te geven aan de overheid.

Wij schakelen andere dienstverleners en bedrijven in om diensten voor ons uit te voeren. Denk hierbij aan de verzending van het VK Magazine.

Met de daarbij betrokken partijen zijn schriftelijke afspraken gemaakt om uw privacy te waarborgen. De Stichting blijft daarbij de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens.

9.  Wat zijn uw rechten

a. gegevens inzien of verbeteren

U hebt het recht om ons te vragen welke persoonsgegevens wij van u hebben vastgelegd en verwerken en om onjuiste gegevens te laten aanpassen of verwijderen.

Wanneer u inzage in uw gegevens wilt, geven we deze pas als wij voldoende zekerheid hebben dat u bent wie u zegt dat u bent en kunnen wij u vragen zich te legitimeren. Stuur hiervoor een schriftelijk verzoek tot inzage of correctie naar de binnen de Stichting daartoe aangewezen functionaris (zie de contactgegevens op de website van de Stichting). U ontvangt binnen 1 maand, in bijzondere gevallen te verlengen met 2 maanden, een overzicht van de vermeldingen van uw persoonsgegevens in de bij de Stichting aanwezige bestanden.

b. gegevens laten verwijderen en het recht om ‘vergeten te worden’.

In de volgende situaties heeft u het recht om de persoonsgegevens die wij van u hebben te laten wissen:

  • de persoonsgegevens zijn na het einde van het donateurschap niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt;
  • de toestemming voor het verwerken is ingetrokken;
  • er is gegrond bezwaar gemaakt tegen de verwerking;
  • de persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt;
  • op grond van een wettelijke verplichting om de persoonsgegevens te wissen.

Na het einde van het donateurschap worden uitsluitend na een daartoe ontvangen schriftelijk verzoek van de oud-donateur binnen een uiterste termijn van 3 maanden de vermeldingen verwijderd.

c. beperking van de verwerking

Als u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerken of dat de door ons verwerkte gegevens onjuist zijn, kunt u verzoeken om beperking van de verwerking. Dit betekent dat de gegevens niet meer mogen worden verwerkt.

d. afmelden voor persoonlijke aanbiedingen

U hebt het recht om u af te melden voor nieuwsbrieven of persoonlijke aanbiedingen die wij via e-mail verspreiden. Wij bellen u niet voor commerciële doelen.

10. E-mail, social-media en Google

Voordat wij via email met u communiceren vragen wij u toestemming daarvoor, tenzij u deze toestemming al eerder gegeven heeft. Bij een email aan een groep zullen wij de e-mailadressen van de geadresseerden alleen BCC vermelden of op een andere wijze onzichtbaar maken. Deze toestemming vragen wij bij inschrijving als donateur. U kunt altijd een gegeven toestemming intrekken.

Het eigen gebruik van social-media zelf is uw eigen verantwoordelijkheid. Deze privacyverklaring is niet van toepassing op hoe social-mediaplatforms omgaan met de door u verstrekte data. We wijzen u erop dat veel social-mediaplatforms buiten de Europese Unie zijn gevestigd en gegevens opslaan buiten de Europese Unie. De privacywetgeving van de Europese Unie geldt dan meestal niet. We raden u aan om de privacyverklaring van deze social-mediakanalen goed door te nemen. En we raden u aan persoonlijke vragen en informatie op een andere wijze met ons te delen.  

12. Aanpassing van de privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. Dit kunnen wij doen bij nieuwe ontwikkelingen, bijvoorbeeld als er iets verandert in onze activiteiten of in de wet of in de rechtspraak. Deze tekst van de privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 26 maart 2019.

Zodra er een nieuwe versie is zal dit via de website en per E-mail aan de donateurs worden bekendgemaakt.

13. Profiling

Ook maken we van donateurs met dezelfde eigenschappen of gedrag verschillende groepen (profielen) met het doel om inzicht te krijgen en deze te evalueren. Daar kunnen we dan op inspelen, bijvoorbeeld door gerichte aanbiedingen/informatie te sturen aan donateurs. We houden ons hierbij aan wet- en regelgeving. Dit betekent dat als profiling juridische gevolgen of grote impact voor u heeft, we vooraf toestemming hiervoor vragen.

14. Cookies

De Stichting gebruikt cookies op haar website. Cookies zijn kleine bestanden die op de computer van de bezoeker worden opgeslagen. Cookies vergemakkelijken het navigeren op de website en verbeteren de gebruiksvriendelijkheid. Cookies helpen ook bij het identificeren van de meest populaire webpagina’s op de website. Op die manier kan de inhoud van de website beter op de wensen van onze bezoekers worden afgestemd.

Cookies kunnen gebruikt worden om vast te stellen of er al eerder een bezoek aan een website is gebracht. Daarvoor kan het zijn dat persoonlijke gegevens zoals een gebruikersnaam en eventueel een wachtwoord in een cookie worden opgeslagen. U dient daarvoor wel eerst toestemming te geven, bijvoorbeeld bij het inloggen op beschermde webpagina’s.

De meeste webbrowers accepteren cookies automatisch. U kunt het opslaan van cookies op uw computer voorkomen door de desbetreffende instellingen van uw browser aan te passen. Cookies reeds aanwezig op uw computer kunt u te allen tijde verwijderen. Raadpleeg de handleiding van uw browser voor verdere details.

15. Hebt u vragen of klachten?

Hebt u vragen over deze privacyverklaring? Dan kunt u contact opnemen met de binnen de Stichting daartoe aangewezen functionaris (zie de contactgegevens op de website van de Stichting) door het sturen van een E-mail.

Ook indien u klachten heeft over privacy kunt u contact opnemen deze functionaris.

Als u vindt dat uw klacht niet afdoende is opgelost, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

——————